ТЛК «Томилино»

Использование САПЕРИОН на этапе интенсивного строительства

Техно-логистическая компания «Томилино» является управляющей компанией и девелопером «Техно-логистического комплекса (ТЛК) «Томилино». Комплекс создавался на территории 140 Га в 6 км. от МКАД по Новорязанскому шоссе. К 2010 году в составе ТЛК «Томилино» был запланирован ввод в эксплуатацию более 500 тысяч кв.м. складских и производственных площадей класса «А». К основным функциям Технологистической компании «Томилино» относятся: обеспечение координации строительства новых складов с сопутствующей инфраструктурой и работа с арендаторами и собственниками. К моменту завершения строительства Техно-логистический комплекс «Томилино» должен стать главным градообразующим предприятием со всеми вытекающими последствиями — созданием рабочих мест, строительством жилья и т.д..

Огромная территория и большие площади складских и производственных помещений обусловили рост колоссального объема документации, находящейся в работе. Это и старые комплекты проектной документации на корпуса птицефабрики, и разрешительная документация, необходимая для строительства и реконструкции, и комплекты проектной и эксплуатационной документации на вновь отстроенные здания и сооружения. Причем, из старых документов многие сохранились в единственном экземпляре.

Спектр документов новых комплектов проектно-сметной документации весьма велик: исходно-разрешительная документация, архитектурно-строительные решения, Генеральный план и схемы инженерной и транспортной инфраструктуры, планы инженерных коммуникаций и оборудования, инженерные сети и многие другие документы.

В ТЛК «Томилино» давно осознали необходимость и пользу электронной архивации, которая существенно экономит время, необходимое для поиска документов и ускоряет бизнес-процессы на предприятии. Вместе с тем, следовало выбрать подходящую систему управления электронным ресурсом, поскольку важно не просто иметь отсканированные образы для работы, но при таком их количестве обеспечить систематизацию, надежное хранение, быстрый поиск документов, формирование подборок по запросу. Для этих целей и был выбран ЭЛАР Саперион, как наиболее передовая платформа управления электронным ресурсом и сохранения документов и данных.

Решение

«Система ЭЛАР Саперион представляет собой готовое решение, которое полностью удовлетворило все наши потребности, — говорит начальник ИТ-службы ТЛК „Томилино“ Илья Горячев. — В современных условиях, когда в ходе строительства возникает сложный комплекс взаимоотношений между государственными служащими, подрядчиками, заказчиками и специалистами, применение системы управления документами и электронным архивом просто необходимо. Наша цель — обеспечить быстрое получение документации на каждом этапе деятельности компании, повысить эффективность строительных работ и снизить текущие затраты при обслуживании зданий и сооружений комплекса. Система позволяет нам работать со всей необходимой документацией, начиная с подготовки документов для получения разрешения на строительство до комплексного обслуживания инженерных систем в процессе эксплуатации».

По заказу компании специалистами корпорации ЭЛАР отсканирована часть документации, которая наиболее востребована в оперативной работе, при чем представлен весь спектр форматов документов: от A4 до A0. Образы документов полученного массива проиндексированы. Создана БД учетных и поисковых реквизитов документов, и полученный электронный ресурс загружен в систему электронный архив.

Для дальнейшего наполнения системы текущими документами и постепенного перевода в электронный вид документов архивного хранения оборудованы рабочие места сканирования и в архивном подразделении компании.

Рабочие места с лицензиями на поиск и просмотр документов установлены для сотрудников службы по работе с разрешительной документацией; службы эксплуатации зданий и сооружений. Необходимая документация в электронном виде (на компакт-дисках и по электронной почте) доставляется смежникам — проектировщикам и строителям. Это обеспечивает непрерывность документационной поддержки процессов проектирования и производственных процессов.

Впоследствии часть рабочих мест планируется разместить также и в строительных организациях, ведущих работы на территории техно-логистического комплекса.

Поскольку часть зданий комплекса сдается в аренду, арендаторам также необходимо получение документации в удобном и компактном электронном виде — это необходимо для проведения работ по перепланировке помещений и обеспечения безопасности инженерных сетей и коммуникаций при осуществлении работ на территории комплекса.

Внедрение в ТЛК «Томилино»

Очень важно наличие такой возможности, как закрытие части документа. ЭЛАР Саперион — единственная из систем, работающих с документами, которая позволяет предоставлять доступ не только к архиву в целом или к конкретному документу, но и к фрагментам электронного образа. Это позволяет гибко управлять доступом и давать возможность пользователям в соответствии с их правами, знакомиться с теми фрагментами документов, которые необходимы им непосредственно для работы. Например, при выполнении строительных работ составляются сметы, выполняются расчеты расходов по материалам и т.д. — для отдела исходно-разрешительной документации эта коммерческая информация доступна, а для эксплуатирующей службы эта информация закрыта.

«Впечатления от системы отличные, — рассказывает Илья Горячев, — кроме функциональной полноты следует отметить легкость установки и адаптации к нашим требованиям, а также простоту эксплуатации. Быстро освоить работу с ней без специального обучения может любой пользователь, занятый исполнением своих прямых обязанностей. Что касается процесса внедрения, то лично я не заметил его — все заработало сразу, и этот факт — лучшая характеристика системы САПЕРИОН».

Конечно, до «офиса без бумаг» еще далеко: современное российское законодательство предписывает хранить документы на бумаге в течение определенного срока для каждого типа документов, что не позволяет полностью заменить их электронными образами. Но первый шаг уже сделан: работники компании оценили удобство использования электронного ресурса в оперативной работе.

И это только начало. Закономерный интерес вызывают обширные интеграционные возможности платформы. В перспективе в ТЛК «Томилино» планируют рассмотреть возможность интеграции с системой электронного документооборота и специализированными системами.

Преимущества

• Надежное сохранение всех выбранных входящих документов и документов архивного хранения и оперативный доступ к их содержанию.
  
• Документационная поддержка существующих рабочих процессов и ретроспективный поиск в имеющейся документации.
• Возможность для любого подразделения или службы просмотреть «собственные» документы и провести их проверку.
• Значительное сокращение времени реализации рабочего процесса.
• Удовлетворение большого количества запросов к документам по проектам ускоряет возврат инвестиций и повышает прибыль на инвестированный капитал.

Справка: ТЛК «Томилино» — многофункциональный логистический центр с офисно-складским комплексом, позволяющий предоставлять клиентам полный комплекс услуг по функционированию складских терминалов и обработке интенсивных грузовых потоков. Территория имеет удобные подъездные пути с двух трасс федерального значения, Рязанского и Новорязанского шоссе. На территории комплекса имеется ж/д ветка, вся инженерная и дорожная инфраструктура. По итогам конкурса «Профессиональное признание −2007» ТЛК «Томилино» была названа лучшей управляющей компанией года.

Адрес: 140070, Московская область, Люберецкий район, поселок Томилино, микрорайон Птицефабрика. Тел.: (495) 558-6212. Факс: (495) 558-6122. info@tomilino.ru www.tomilino.ru