Волжский трубный завод

Система электронного архива «Волжского трубного завода»

Открытое акционерное общество «Волжский трубный завод» (ОАО «ВТЗ») — крупный производитель труб в России. Завод входит в состав Трубной металлургической компании, которая является одним из лидеров мирового трубного бизнеса, реализующей продукцию более чем в 80 странах мира.

ВТЗ — единственное предприятие в мире, обладающее оборудованием для объемной термической обработки труб большого диаметра. Сталеплавильный комплекс ВТЗ полностью обеспечивает потребности предприятия в стальной трубной заготовке.

Задачи

Для повышения уровня конкурентоспособности и постоянного присутствия на лидирующих позициях в сегменте промышленного производства необходима своевременная модернизация собственных мощностей и автоматизация процессов документационного обеспечения предприятия, которая невозможна без организации единого электронного хранилища информации.

Для решения этих задач необходимо выполнение нескольких ключевых условий:

• Организация оперативного доступа к информации с возможностью визуального просмотра документа.
• Создание единой платформы хранения информации для сотрудников различных подразделений, совместно работающих над проектом.
• Обеспечение безопасности и сохранности документов.
Поэтому руководством ОАО «ВТЗ» было принято решение о создании системы электронного архива и перевода фондов технической документации в электронный вид.

Решение

Объектом автоматизации при реализации проекта являлся проектно-конструкторский отдел ОАО «ВТЗ». Внедрение системы электронного архива (СЭА) на базе ЭЛАР Саперион должно было обеспечить организацию с удобным многокритериальным поиском технической документации и надежным хранением информации, с возможностью оперативного доступа к хранилищу специалистов проектно-конструкторского отдела, а так же сотрудников смежных производственных подразделений и технологических служб.

Наряду с этим стояла необходимость в проведении работ по наполнению электронного хранилища. В ходе проекта выполнена экспертиза бумажных документов, оцифровка, проведено индексирование по основным полям и последующая загрузка полученного информационного ресурса в систему.

Преимущества

• Сокращение трудозатрат сотрудников «ВТЗ» при анализе информации и использовании документов.
• Обеспечение быстрого доступа ко всему накопленному фонду технической документации.
• Увеличение эффективности реализации производственных процессов.
• Сокращение совокупного времени исполнения поставленных задач.
• Реализация большинства процедур документационного обеспечения в электронном виде.
• Гарантия безопасности, защита и надежное хранение информации.
• Организация удобного доступа к документам в электронном виде сотрудников смежных подразделений «ВТЗ».
• Обеспечение сохранности оригиналов бумажных документов.

Результаты

• Обеспечение подразделений, руководителей и специалистов актуальной и достоверной информацией на основе оперативного поиска и предоставления электронных копий бумажных документов и электронных документов (файлов различных программ и приложений).
• Предоставление инструмента для систематизации и анализа информации по документам.
• Включение в электронный документационный фонд документов любого формата и состояния.
• Обеспечение информационной безопасности документов.
• Организация регламентированного доступа к документам.
• Физическая сохранность бумажных документов.
• Быстрое и удобное получение информации о наличии документов.