Единый электронный архив документов компании INFINEON Technologies AG

Единый электронный архив документов   компании INFINEON Technologies AG

Метод комплексной, интегрированной архивации документов, отчетов, знаний с последующей интеграцией в существующую программную среду с доступом к архиву из рабочих приложений – это основополагающий подход немецкой компании по производству полупроводниковых устройств INFINEON Technologies AG. Начиная с 2000 года, для архивации документов компания INFINEON использует систему Саперион. В течение трех лет платформа Саперион нашла применение более чем на пяти тысячах автоматизированных рабочих мест в Европе, Америке и регионе АТР.

После завершения процесса внедрения системы компания «Infineon» приступила к использованию ее во всех бизнес-приложениях: разработка продукта, производство, управление материальными ресурсами, бухгалтерский учет, что позволило создать систему Управления Знанием.

Система используется в четырнадцати различных проектах по всему миру, в ближайшей перспективе запланирована реализация более чем тридцати других различных проектов ее внедрения. Так, например, для внедрения платформы компании «Сименс» дополнительно потребовалось полтора года. В середине 1998 года ввиду возникшей необходимости единой координации процесса архивирования, централизованному реагированию на претензии к качеству системы управления документацией и системами Управления Знаниями, был создан комитет «Проект организации и управления». Комитет состоит из отдела контроля качества и централизованного ИТ-департамента. Комитет поддерживает работу специалистов из консалтинговой компании «KPMG», специализирующихся в области архивирования и внедрении системы управления документами (СУД). Целью поддержки является стратегическое развитие Оптической Системы Архивирования (ОСА) как централизованного комплексного решения в области архивации документов.

Как отметил менеджер проекта Вильгейм Оверкамп: «Для того чтобы улучшить наши мощные позиции в полупроводниковой области, мы, будучи высокотехнологичной компанией, должны стать лидером рынка. Лидером, обладающим репутацией надежного, гибкого, качественного партнера, способного удовлетворить все требования заказчика. Большое количество информации и баз данных компании, как правило, хранятся в бумажном виде. Кроме очевидных причин, таких как упорядочение и прозрачность бизнес-процессов, безопасность документов, возможность доступа к долгохранящимся документам, коллективное использование всей имеющейся информации, процесс интегрированной архивизации просто необходим».

Для соответствия различным требованиям в области качества, сохранения патентного права и интеллектуальной собственности, экологических норм, полный международный производственный цикл, начиная с момента развития и заканчивая выпуском продукции, должен быть полностью восстанавливаемым. Необходимо также учитывать, что период хранения для некоторых документов составляет срок от 11 до 69 лет.

«Помимо архивирования, важной проблемой является авторизованный доступ к информационному потенциалу компании из различных систем коллективного пользования в любое время. Для нас стало ясно, что ключ к успеху заключается в широком распространении и мультипроцессорной интеграции технологических стандартов и стандартизации метаданных, которые должны быть легко администрируемыми, и используемыми в настоящее время комплексами. Это необходимо для их глобального внедрения», - отмечает Вильгельм Оверкамп

Были разработаны процессы наполнения и обработки данных, способствующие эффективному доступу и аврхивации документов и баз данных.

Унификация метаданных в системах коллективного пользования

Для оптимального выполнения процесса интегрированной архивации на первой стадии внедряются локальные независимые распределительные комплексы и архивные накопители, которые заменяют отдельные централизованные комплексы. Этот принцип используется в случае перемещения производства, реструктурирования. Он позволяет легко осуществлять переупорядочивание или накопление реестра данных существующих документов. Также внедряется централизованное управление каталогом для всех существующих документов и записей. Эти метаданные позволяют производить обзор всех документов и осуществлять доступ ко всем имеющимся в наличии документам через эффективную и всеобъемлющую поисковую систему.

Технологические концепции
«недорого и надежно» и «быстро и интегрировано»

В настоящее время конечным пользователем выдвинуты два уровня сервиса, необходимых для систем архивирования: «недорого и надежно» – при внедрении этого решения первостепенную важность приобретает состояние документов, которые должны быть в идеальном качестве независимо от времени хранения; такие характеристики как доступность и время извлечения являются второстепенными. Технологическое решение «быстро и интегрировано» означает мгновенный доступ к любому документу для исполнения любого бизнес-процесса. Требования к уровню обслуживания документов, хранящихся в архивных накопителях, постоянно растет. Решение «быстро и интегрировано» – один из оптимальных ответов.

Автономные системы для независимого доступа к архивным документам

Еще совсем недавно, на стадии разработки проекта, стояли очень важные вопросы: какой комплекс необходимо использовать для доступа к данным, хранящимся в архивной системе? хватит ли ее мощности для архивирования SAP-данных, в случае, если система SAP связана с данными? что может произойти в случае разъединения, объединения отдельных элементов или настройки системы?

«Решение проблемы мы видим в широком доступе через архивную систему к архивным электронным образам документов, независимо от оригиналов. В этом случае архивная система рассматривается в качестве подсистемы ИТ-структуры; система имеет стандартный интерфейс пользователя, возможность безопасного авторизованного пользовательского доступа, и базу данных, в которой документы хранятся на нестираемых носителях. Результат этого решения – хранение вместе всех электронных документов, включая их стандартные и характерные метаданные, и возможность извлечения их архивной базы данных. Разумеется, доступ к документам также возможен через прикладные программы», - объяснил Оверкамп.

Процесс выбора решения

Для возможности осуществления многоуровневого хранения и требований к процессу архивирования необходимо с помощью специалистов из консалтинговой компании KPMG правильно подобрать соответствующее оборудование. После четырех месяцев оценки, в условиях жесткой конкуренции, был выбран модуль «All-in-One» («Все в одном») системы Саперион как наиболее подходящее технологическое решение. Решение основывалось на «продемонстрированной в стандартной версии полной функциональности, легкости адаптации, установки и обслуживания модуля», - пояснил Оверкамп.

Потенциал решения и будущие проекты

Во время «концептуального этапа» для дальнейшего осуществления были предложены другие решения по архивации. Решение на Саперион было выбрано как «наиболее подходящее» решение, которое может обрабатывать следующие документы:

• для фондовой биржи: корпоративные документы, партнерские соглашения, контракты на продажу, информацию для инвесторов и инвестиционные данные
• хранение счетов-фактур между локальными и международными центрами
• хранение заказов для проверки оборудования
• лист распечатки SAP-системы модулей финансового отчета/учета, результат реорганизации данных в базовом архивном накопителе
• расчеты и другие первичные документы, необходимые для проектирования программного обеспечения, документы для секретарей и другие соответствующие файлы.

«Подходящий и понятный пример использования архивов – исходящие счета-фактуры, которые создаются системой обработки. Ранее счета хранились на микрофишах. При возникновении заявки, нашим международным менеджерам по работе с клиентами приходилось рассылать микрофиши пять тысяч раз в год, поскольку клиентам необходимо иметь дополнительные копии счетов-фактур. Этот процесс занимает десять минут и состоит из телефонного разговора, написания текста от руки, копирования, оправки факса. Сейчас этот процесс можно полностью заменить. Авторизованные пользователи сейчас обладают возможностью международного доступа к архивной системе и могут отсылать клиентам копии счетов-фактур по факсу или по электронной почте», - продолжает рассказывать Оверкамп.

Оверкамп также отметил, что компания возлагает большие надежды на платформу в качестве эффективной системы управления документами, которую планируется использовать в области закупок. С помощью коллективной системы закупок, расположенной в Мюнхене, Регенсбурге и Берлине, вся документация по закупкам, доставке и биллингу будет переведена в электронный вид.

С помощью системы любой департамент сможет не только просмотреть свои SAP-данные, но и также повести проверку принадлежащих им документов. Ожидается ежегодное снижение расходов на миллионы евро, затрачиваемых на заполнение, поиск и хранение данных.

Прибыль на инвестированный капитал в период внедрения комплекса будет адекватной и составит сумму приблизительно полугодовой экономии средств.

«Это только начало. С помощью интегрированного внедрения архивной инфраструктуры мы сможем удовлетворить запросы большого количества внедряющихся проектов, повысить нашу прибыль на инвестированный капитал, благодаря процессам перемещения и передачи пилотных решений разработчикам продуктов, выпуску пакетных данных, документов закупки и других профессиональных документов, необходимых для нашего глобально-интегрированного бизнес-процесса», – таков прогноз г-на Оверкампа на следующие годы.