Электронный архив технической документации компании Vodafone D2

Электронный архив технической документации компании Vodafone D2

Техническая, проектно-сметная, нормативная, организационно-распорядительная документация компании переведена в электронный вид, создана и интегрирована с SAP система хранения и управления и документами. В результате внедрения и развития системы распределенного доступа, документация по тысячам объектов компании теперь доступна ремонтным службам в режиме онлайн. Изменения, произведенные при ремонте и обслуживании, тут же вносятся в систему. Сотрудники территориально-распределенной компании работают с единым электронным архивом первичной договорной и финансовой документации, обеспечивая высокую эффективность деятельности компании.

Постановка задачи

Основной элемент сотовой сети любого стандарта — это система базовых станций (BSS, Base Station System), которая осуществляет аутентификацию мобильных телефонов и распределяет звонки. Территориально распределенная структура компании Vodafone D2 включает 9 различных офисов, в которых хранится документация к базовым станциям, а также сопутствующие документы: лицензии на использование радиочастотного спектра, договоры с Федеральным сетевым агентством, исходно-разрешительная документация на размещение станций, служебная переписка, проектно-сметная документация строительства, техническая документация на оборудование станций и т. д. В компании остро стояла задача и надежного долговременного хранения документации, и централизованного доступа к ней сотрудников подразделений в повседневной деятельности.

Введение в эксплуатацию системы управления документами и электронным архивом было избрано решением, призванным повысить эффективность рабочих процессов. Основная задача формулировалась следующим образом: обеспечить массовый ввод и архивное хранение больших объемов документации в электронном виде, а также аутентичность электронных документов и их юридическую значимость. Дополнительная проблема состояла в том, что линии связи между филиалами имели низкую пропускную способность, и не обеспечивали качественное обращение к центральному серверу и устойчивую работу.

Необходимо было найти гибкое и надежное решение, позволяющее получить доступ к документации за минимально короткое время с учетом низкой пропускной способности линий связи. Кроме того, требовалась интеграция в существующую системную инфраструктуру.

В компании было принято решение о внедрении системы управления документами и электронным архивом на основе Саперион. К преимуществам платформы относятся: надежность, простота использования, организация удаленного доступа к электронным ресурсам и возможности интеграции с различными системами. Кроме того, решение на основе системы Саперион обеспечило фактически лучшее соотношение цена/производительность по сравнению с другими системами.

Бумажные оригиналы документов передавались на хранение в специализированные архивные хранилища компании.

Решение

На базе системы Саперион созданы электронные архивы центрального офиса и филиалов, тематические электронные архивы «Техника и оборудование» и «Финансы», обеспечено защищенное от изменений архивное хранение документов, касающихся планирования, закупок, ведения счетов, строительства и эксплуатации в узлах сети Vodafone D2.

В рамках проекта было выполнено децентрализованное архивирование документов в масштабах всей компании Vodafone D2 с одновременной защитой загруженных документов.

Для этого было проведено сканирование документов, их индексирование и обеспечено долгосрочное хранение в электронном архиве компании, включающем:

• архив узла сети
• архив договоров
• архив коммутационных центров мобильной связи
• центральный архив по теме «Техника»
• финансовый архив.

Было осуществлено архивирование различных официальных документов:

• договоры
• документы по строительству и техобслуживанию
• инвентаризационные ведомости
• офертная документация
• инвестиционная документация
• заявки и счета, созданные в системе SAP.

Хранение документов в электронном архиве осуществляется в различных форматах:

• электронные документы (Microsoft Office, JPEG, AutoCAD, PDF и т.д.)
• отсканированные бумажные документы размера вплоть до А0
• фотодокументы.

Для ввода и хранения заявок, счетов и других записей, созданных в ERP-системе SAP, осуществлена интеграция электронного архива с ERP-системой, что позволило наполнить бизнес-процессы и документооборот электронными документами дополнительно к учетным записям. Документы, архивированные средствами Саперион, можно связать с любыми бизнес-объектами ERP: договорами аренды, снабжения и сбыта, счетами, бухгалтерским проводками, сводками наличия материалов и оборудования на складе, заказами и т.д. Интеграция SAP и Саперион дает возможность автоматически получать от бизнес-объекта все связанные с ним документы, а по документу – все связанные с ним бизнес-объекты. Доступ к электронным документам осуществляется непосредственно из компонент (модулей) ERP-системы. В качестве индексной базы документов используется промышленная СУБД Sybase.

Состав и структура электронного архива

На сегодняшний день логическая структура электронного архива компании включает следующие компоненты (см. рис. 1):

• Центральный архив
• Архив узла
• Архив документации на арендованные каналы связи
• Архив финансовой и бухгалтерской учетно-отчетной документации
• Архив договоров
• Архив документации планов развития магистральной сети системы мобильной связи
• Архив филиала
• Архив документации парка транспортных средств

Рис. 1, Логическая структура электронного архива

Для решения проблемы низкой пропускной способности линий связи между филиалами везде были установлены локальные программные кэш-серверы и брокер-серверы системы Саперион (см. рис. 2).

В результате перехода на новую версию ПО в конце 2010 г., теперь вместо кэш-серверов и брокер-серверов используются новые компоненты – программные core-серверы. Core-сервер перехватывает запросы клиентов, направляет их к соответствующим серверам баз данных и возвращает результаты обратно клиенту. Таким образом, core-сервер сводит к минимуму объем информации, передаваемой по сети при поиске документов. Репликация с основным сервером происходит асинхронно по тем линиям, которые в данный момент загружены меньше остальных.

Рис. 2, Системная архитектура технических средств электронного архива Vodafone D2

Документы, сохранившиеся до сегодняшнего дня на местах (в узлах сети), архивируются и централизовано загружаются в электронный архив в вычислительном центре компании в городе Ратинген.

Результаты

Сегодня Саперион используется для управления всеми видами документации, которая относится ко многим тысячам базовых станций и связанным с ними процессам. Новые чертежи, поступающие из различных CAD-систем, сохраняются в электронном хранилище в формате TIFF.

В электронном архиве одновременно могут работать 350 пользователей, которым обеспечен современный быстрый и простой поиск документов для последующей деятельности на удаленных рабочих местах.

Специалист по ремонту и техническому обслуживанию, находясь непосредственно на объекте – базовой станции, получает доступ через 3G к электронному архиву. Результаты регламентных работ или проведенного ремонта, а также изменения в документы вносятся незамедлительно.

Техническая документация, географическая информация, финансовые документы и договоры из системы доступны пользователям корпоративных ресурсов компании Vodafone D2.

О Заказчике

Компания Vodafone D2, немецкая дочерняя компания британской VODAFONE, предоставляет услуги мобильной, стационарной связи и DSL-интернета.

Компания была образована после поглощения в 2000 году британской Vodafone немецкого оператора Mannesmann Mobilfunk GmbH. Сеть D2, основной актив компании, была второй цифровой (GSM) сетью, которая лицензирована в Германии. В настоящий момент сеть Vodafone D2 обслуживает боле 36 млн абонентов (34% доли на рынке), что делает ее крупнейшим оператором в стране.