Администрация г.Сочи

Система электронного архива Администрации города Сочи

Задачи

Согласно распоряжению Правительства России от 17.12.2009 № 1993-р, одной из госуслуг в области имущественно-земельных отношений, которая в первую очередь должна быть переведена в электронный вид, является выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей. Данная услуга является базовой, так как без соответствующего правоустанавливающего документа зарегистрировать право владения земельным участком и в дальнейшем совершать какие-либо юридические действия будет невозможно.

В 2008 году Администрацией города Сочи было принято решение о внедрении информационной системы, которая обеспечила бы создание, хранение, эффективный поиск и предоставление многопользовательского доступа к электронным копиям документов, в первую очередь — к наиболее востребованным, хранящимся в архивах муниципальных районов правоустанавливающим земельным документам.

Согласно действующему законодательству РФ в Комитете по земельным ресурсам и землеустройству должны быть зарегистрированы только документы, принятые после 29.10.1993 года. В связи с этим в состав документов, подлежащих переводу в электронный вид, в обязательном порядке вошли все принятые до 1993 года и содержащие информацию о предоставлении земельных участков организационно-распорядительные документы органов исполнительной власти города Сочи:

• Протоколы заседаний исполкомов сельсоветов за 1937-1993 годы.
• Протоколы заседаний исполкомов поссоветов дела за 1940-1961 годы.
• Протоколы заседаний исполкома райсовета за 1961-1993 годы.
• Постановления Администрации города за 1991-2003 годы.

Решение

Система управления ЭА. Ключевым аспектом при выборе системы управления электронным архивом стала безопасность персональных данных, так как большинство подлежащих обработке документов содержало конфиденциальную информацию (ФИО, даты рождения, места проживания и т.д.).

Основой ЭА стала платформа ЭЛАР Саперион, имеющая сертификат соответствия ФСТЭК по уровню НДВ-4 (с возможностью использования для защиты информации в информационных системах ПД до 1 класса включительно) и позволившая без установки дополнительных программных компонент в полном объеме реализовать определенную структуру.

Сканирование первоисточников. Архивные материалы не подлежат вывозу, работы по сканированию проводились на территории заказчика, для чего специалистами корпорации ЭЛАР были организованы специализированные центры оцифровки, состоящие из планетарных и документных сканеров марки «ЭЛАР». В состав центров были включены также широкоформатные сканеры для оцифровки дел 50-х годов XX века, содержащих документы формата А3 и более.

Все архивные дела были сшиты, а среди документов преобладали ветхие, идущие в разворот и скрепленные группами, поэтому расшивка и сканирование документов осуществлялись с максимальной осторожностью. Параллельно со сканированием был проведен аудит первоисточников с составлением актов по отсутствующим и дефектным листам.

Индексирование и загрузка в электронный архив. Индексирование проводилось силами сотрудников производственных центров корпорации. Для каждого документа была создана электронная учетная карточка, содержащая поисковые атрибуты (10 индексных полей для описей и дел, 5-6 для документов). Полученный информационный ресурс, состоящий из БД и графических образов (все описи и несколько тысяч архивных дел), был загружен в систему электронного архива. Также заказчику была передана обязательная страховая копия ресурса на Blu-Ray дисках.

В настоящий момент к электронному архиву имеют доступ все сотрудники архивного отдела Администрации города Сочи. Возможности редактирования, печати и других действий с документами зависят от прав каждого конкретного пользователя в системе.

Результаты

Создание электронного архива позволило Администрации города Сочи реализовать в электронном виде услугу по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, и справиться с возросшим потоком обращений граждан. Реализация проекта и переход на использование электронных информационных ресурсов значительно упростил работу сотрудников архивного отдела Администрации, позволив:

• создать единое информационное пространство для ввода, обработки, хранения и анализа электронных документов Администрации;
• обеспечить возможность предоставлять электронные копии архивных документов в ответ на запросы граждан и по каналам межведомственного взаимодействия;
• повысить оперативность поиска и доступа к документам, обеспечить возможность одновременного доступа нескольких пользователей к одному и тому же документу;
• минимизировать число запросов к бумажному архиву и снизить риски порчи и утраты бумажных документов за счет использования преимущественно их электронных копий.