ОГК-1

Создание электронного архива первичной бухгалтерской документации в ОАО «ОГК-1»

Заказчик

Открытое акционерное общество «Первая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии» (ОАО «ОГК-1») является крупнейшей по мощности из всех тепловых генерирующих компаний, созданных в ходе реформы электроэнергетики. В состав ОАО «ОГК-1» входят: Пермская, Верхнетагильская, Каширская, Уренгойская, Ириклинская и Нижневартовская ГРЭС.

Задача

Компания ОАО «ОГК-1» проводит активную инвестиционную политику, направленную на повышение экономической эффективности, создание условий для обеспечения надежного и бесперебойного энергоснабжения потребителей. Одним из основных требований для эффективного управления является обеспечение оперативного доступа к необходимой информации и документам по деятельности компании.

Задача правильного и своевременного оформления первичных бухгалтерских документов, без которых невозможно ведение учета, начисление налогов и предоставление документации во время налоговых проверок (особенно в удаленных филиалах), стала одной из приоритетных на предприятии за последние годы.

Генерирующие активы компании расположены в энергодефицитных регионах России с высоким ростом потребления — в объединенных энергосистемах Урала и Центра. В региональных подразделениях компании ежедневно формируется внушительный массив бухгалтерской документации, поступающий в отделы учета головного офиса для проведения хозяйственных операций.

Заказчик тратил много рабочего времени своих квалифицированных сотрудников на подбор первичных бухгалтерских документов из архива бухгалтерии, их копирование, подшивку и заверение в сжатые сроки, указанные в Налоговом Кодексе РФ. Становилось все труднее преодолевать последствия производимого при этом беспорядка в бумажном архиве.

Поэтому руководством ОГК-1 было принято решение о переводе имеющейся бухгалтерской документации в электронный вид и создании распределенного интегрированного корпоративного электронного архива первичной бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупочную деятельность.

Решение

Реализация масштабного проекта по внедрению электронного архива первичной бухгалтерской документации в филиалах ОАО «ОГК-1» началась в июле 2008 года. На первом этапе были автоматизированы финансовые службы Исполнительного аппарата (Москва):

• Департамент оперативного управления закупочной деятельностью (ДОУЗД);
• Департамент управленческого учета (ДУУ);
• Департамент учета (ДУ).

и Пермского филиала (ОАО «Пермская ГРЭС»):

• Служба закупок (СЗ);
• Служба учета (СУ).

Работа по внедрению решения корпорации «ЭЛАР» начались с проведения экспертизы бумажного массива заказчика. Ежегодно на предприятии накапливается порядка 500 тысяч листов формата А4-А3 бухгалтерской документации. Количество типов документов составило около 60. Все документы были в хорошем состоянии, не было ветхих или трудночитаемых документов. Поэтому для оцифровки такого большого массива документов было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС. Данный тип оборудования предназначен для быстрой, но при этом бережной, оцифровки расшитой документации со скоростью до 300 страниц в минуту.

Благодаря высоким скоростным показателям сканирующего оборудования весь массив наиболее востребованной документации предприятия (в основном за 2007-2008 годы) был оперативно переведен в электронный вид сотрудниками корпорации:

• в Исполнительном аппарате: 97 500 документов;
• в Пермской ГРЭС: 92 000 документов.

Для дальнейшей самостоятельной оцифровки текущих бухгалтерских документов и постепенного сканирования архивной документации на территории предприятия был созданы два центра ввода (по одному на каждой площадке), оборудованные одной из моделей линейки ЭЛАР СКАМАКС — ЭЛАР СКАМАКС Д80. Данная модель позволила сотрудникам ОГК-1 сканировать необходимые документы в черно-белом режиме, наиболее подходящем для данного типа документации, со скоростью до 180 страниц в минуту.

В Исполнительном аппарате сканер установлен в общедоступном месте. От каждого подразделения назначены по одному или несколько сотрудников, ответственных за текущий ввод. В результате, ежемесячный объем сканирования составляет около 20 тыс. страниц (1500 документов). В ПГРЭС ввод организован централизованно — документы из всех подразделений вводятся одним ответственным сотрудником. Ежемесячный объем сканирования — 10 тыс. страниц (около 1000 документов).

Для упрощения работы сотрудников заказчика в рамках проекта был реализован автоматический ввод документов в систему с помощью штрих-кодов. Принцип работы: штрих-код наклеивается или надпечатывается принтером, либо специальным устройством для печати штрих-кодов на документ. В случае невозможности нанесения меток на некоторые типы документов согласно внутренним регламентам заказчика массив документов прокладывается технологическими листами с нанесенными на них штрих-кодами. Затем документы сканируются. Специальное программное обеспечение, работающее совместно с оборудованием ЭЛАР СКАМАКС, распознает штрих-коды одновременно со сканированием и помещает образы документов в целевую папку в рамках локальной сети и с заданной структурой подпапок и директорий. Таким образом, производится:

• частичное автоматическое индексирование полученных электронных образов;
• автоматическая классификация отсканированных образов и создается иерархическая структура массива, что значительно облегчает и ускоряет работу сотрудников ОАО «ОГК-1» по оцифровки текущих документов.

В ходе реализации проекта по внедрению решения «Электронный архив бухгалтерской документации» к нему присоединились также отделы закупок и логистики, тесно связанные по характеру своей деятельности с бухгалтерией. Таким образом, помимо первичной бухгалтерской документации на данный момент осуществляется оцифровка и загрузка в систему договоров, документов отдела закупок и другой смежной документации.

Электронный информационный ресурс (ЭИР), полученный после оцифровки документации, подлежит надежному архивному хранению. Для этих целей на предприятии заказчика была установлена система хранения данных на базе HDD-дисков. Территориально данный модуль решения находится в центральном офисе, однако, также хранит данные из филиалов, что позволяет избежать потери важной информации в случае непредвиденных ситуаций в удаленных подразделениях. На данный момент общий объем электронного архива составляет около 100 Гб. В текущей конфигурации объем физического хранилища составляет 1Тб. Используемое оборудование предоставляет возможность масштабирования (увеличение объема хранения) до 12 Тб и более.

ЭИР необходимо не только надежно хранить, но и эффективно управлять им. Для решения задачи по оперативному поиску документации в ЭИР ОАО «ОГК-1» была внедрена специализированная система управления — ЭЛАР Саперион, которая обеспечивает:

• Централизованное хранение данных в архиве с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников;
• Оперативный доступ уполномоченных сотрудников к любому документу архива;
• Возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операцией;
• Быстрый электронный поиск и формирование подборок документов во время камеральных и выездных налоговых проверок.

Для каждого подразделения, в котором проводилась автоматизация, была разработана отдельная форма поисковой карточки, наиболее удобная для использования сотрудниками бухгалтерии, отделов логистики и закупок. В систему было внесено максимальное количество индексных атрибутов по каждому документа. Теперь любую необходимую документацию уполномоченный сотрудник может найти за считанные секунды.

Отдельные функциональные возможности были разработаны для администратора системы электронного архива, например:

• гибкое разграничение прав доступа к данным архива;
• аудит действий пользователей и системных задач;
• контроль автоматической привязки документов с возможностью построения отчетов.

Решение реализовано на базе 2-х серверных лицензий уровня предприятия, более чем 60 пользовательских лицензий ЭЛАР Саперион (индексных и поисковых), а также лицензий сканирования и распознавания.

Для удобства пользователей была проведена интеграция системы ЭЛАР Саперион с имеющимися на предприятии учетными системами: СЕБНУ (1С 7.7), АСФК (1С 8.0), Oracle e-Business Suite. Интегрированные решения позволяют пользователям работать с документами электронного архива из интерфейсов данных систем, т.е. осуществлять: загрузку новых документов в архив, редактирование индексных атрибутов, поиск, просмотр, печать документов (в том числе, пакетную, со сквозной нумерацией страниц).

Решением также предусмотрена возможность массовой синхронизации индексных данных электронного архива с индексными данными учетных систем.

Результат

Первый этап реализации по созданию электронного архива в ОАО «ОГК-1» завершился в мае 2009 года (в опытную эксплуатацию система была передана уже в феврале 2009, обеспечен текущий ввод первичной бухгалтерской документации на обеих площадках.). Его результатом стало внедрение комплексной системы наполнения, хранения и управления электронным информационным ресурсом бухгалтерской документации, документов отделов логистики и закупок.

Главным преимуществом внедрения системы электронного архива первичной бухгалтерской документации в ОГК-1 стал переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями документов при выполнении трудоемких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, обеспечение сохранности и снижения обращений к бумажному архиву, при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии.

«Уже по итогам начального периода эксплуатации системы стала очевидна эффективность использования возможностей электронного архива при подготовке подборок документов по запросам налоговых органов, отражении операций в бухгалтерском и налоговом учете, осуществлении закупочной деятельности, а также при расчетах с контрагентами. Эффективность использования системы достигается за счет мгновенной доступности документов из интерфейсов специализированных учетных систем, используемых на рабочих местах сотрудников ОАО „ОГК-1“. К использованию функциональности электронного архива в своей повседневной деятельности проявили интерес и другие подразделения ОАО „ОГК-1“, которым также необходимо иметь оперативный доступ к документам по своему направлению. Это позволяет говорить о большом потенциале по развитию и расширению функциональных возможностей внедренного решения».

Киров С.А., Заместитель исполнительного директора по экономике и финансам.

На данный момент планируется мультиплицирование системы электронного архива на другие филиалы заказчика, в первую очередь на Ириклинской, Каширской, Нижневартовской и Уренгойской ГРЭС.

Развитие проекта также подразумевает расширение функциональности системы электронного архива для Исполнительного аппарата и Пермской ГРЭС (добавление новых подразделений, расширение интеграционных возможностей).