Назначение и функции

ЭЛАР Саперион — программное обеспечение, предназначенное для организации работы с документами, автоматизации их сбора и обработки, создания и управления единым электронным архивом предприятия.

К основным функциям и свойствам системы относятся:

• Централизованная обработка и ввод документов

  Встроенный модуль ввода поддерживает поточные и офисные сканеры, обеспечивает распределенное сканирование документов в подразделениях и на предприятиях с филиальной структурой; предобработку электронных образов с автоматической ориентацией образов по тексту, распознавание текста и штрихкодов, генерацию и обработку листов?разделителей и др.

  Автоматическую загрузку в хранилище из внешних систем и сетевых папок можно настроить, и осуществлять эту процедуру по расписанию, событию, индивидуально или потоком. Поддерживается заимствование индексных данных и проверка уникальности информации.

• Единые принципы хранения документов

  Саперион гарантирует сохранность документов на протяжении всего их жизненного цикла в соответствии с политиками и сроками, принятыми в отрасли или конкретной организации. Административный интерфейс управления системой позволяет создавать правила и назначать сроки хранения по типам документов, условия исключения их из доступа или перемещения на офлайн-носители.

  За единицу хранения в системе может быть принят один документ, несколько структурированных документов, или комплект по одной сделке: например, договор, счет?фактура, товарная накладная и акты.

• Интеграция документов и данных

  Единые принципы сбора, обработки и хранения документов позволяют реализовать стратегию перехода к безбумажному документообороту. ЭЛАР Саперион разгружает информационные системы, освобождая их от несвойственной функции хранения документов. Интеграционные возможности платформы обеспечивают доступ процессов учетных систем ко всем документам, хранящимся в Саперион, с соблюдением требований информационной безопасности и ограничения политики прав доступа.

• Высокая масштабируемость

  Архитектура ядра является залогом построения надежной и масштабируемой информационной системы как с точки зрения одновременного обращения тысяч пользователей к миллиардам документов, так и с точки зрения ее расширения: от внедрения в одном подразделении до принятия в качестве стандарта корпоративной информационной среды.

• Репликация в территориально распределенных системах

  Модуль репликации решает задачу передачи документов при низкой пропускной способности каналов связи между территориально распределенными хранилищами. Документы и данные доставляются в период наименьшей нагрузки сети, поддерживается возможность репликации по расписанию или по событию в системе. Передача документа автоматически продолжается после восстановления прерванного соединения.

• Синхронизация хранения бумажных и электронных документов

  ЭЛАР Саперион позволяет автоматизировать работу с бумажными оригиналами документов, а также синхронизировать их с электронным хранилищем, включая топографирование и поиск с учетом действующей и рестроспективной номенклатур дел.

  Модуль «СААД» соответствует рекомендациям ВНИИДАД и автоматизирует трудоемкие рутинные архивные процедуры формирования, комплектования, учета и использования бумажных архивных дел.

• Версионность и дедубликация

  Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, то есть сохраняется история изменений, вносимых пользователями в документ, и можно отследить — кто и в какой момент к нему обращался. При необходимости одной из версий придается статус актуальной. Также всегда есть возможность вернуться к любому из вариантов документа. Поиск возможен как по актуальным документам, так и с учетом их версий.

  Важным условием обеспечения целостности хранилища является исключение дубликатов документов. При загрузке документов автоматически производится проверка атрибутивной информации и штрихкодов. При обнаружении совпадений система предлагает сравнить похожие документы и их атрибуты, после чего заменить документ или его данные.

• «Многоквартирный» электронный архив

  Рабочие разделы хранилища для разных функциональных подразделений могут создаваться и конфигурироваться отдельно, при этом для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы. Один и тот же раздел может быть представлен для нескольких подразделений в различных разрезах, со своими поисковыми и индексными формами для каждого пользователя или роли.

  Такой принцип «многоквартирности» (multitenancy) дает возможность группам пользователей работать в собственных «срезах» хранилища документов, используя свои интерфейсы, меню, классификаторы, наборы индексов и статусов.

• Защищенная совместная работа с документами

  Платформа поддерживает многопользовательскую работу в режиме просмотра документов. При редактировании документ блокируется системой от внесения изменений другими пользователями. Специальный модуль позволяет организовать совместную работу с контрагентами в отдельном «контуре» системы, без доступа к основному хранилищу. При этом версионность и история изменения документа сохраняются. По окончании совместной работы с документом, он помещается в хранилище в качестве новой версии.